Comment attirer du monde dans son événement hybride ?

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Clément Jossin
Comment attirer du monde dans son événement hybride ?

Ça y est , vous avez pris le temps d'éplucher nos différents articles pour devenir le roi de l'organisation d'événements.  👑

Vous savez gérer votre temps, comment gérer votre budget, et surtout de quelle manière organiser votre événement...

À présent, vous devez trouver des participants ! Vous devez susciter l'intérêt, la curiosité !

Dans l'article de la semaine, on vous explique comment attirer du monde dans vos événements hybrides.

DÉFINIR SON SUJET  📝

De toute évidence, on ne crée pas un événement sans lui donner un nom.

Ça peut paraître anodin mais le titre d'un événement est le tout premier élément de communication de votre projet !

Ce dernier doit donc être accrocheur. Il doit susciter l’intérêt de votre audience.

Vous pouvez mettre en avant une question, et présenter le déroulé et les speakers qui vont être amenés à résoudre cette problématique.

BIEN CHOISIR SES INTERVENANTS 🗣

🔺 Selon votre événement, ce point peut différé mais il reste important de le mentionner 🔺

Le choix des speakers lors de votre événement est un facteur déterminant pour vos participants.

Surtout depuis peu où l'influence (et donc les influenceurs) joue un rôle primordial dans la communication.

Des speakers renommés susciteront de l'intérêt auprès de votre audience et maximiseront vos chances de rassembler du monde !

TROUVER UN LIEU ADAPTÉ 🏛

Lorsque l'on organise un événement hybride, on cherche à rassembler un grand nombre de personnes dans le virtuel mais également en physique.

Le choix des lieux est donc extrêmement important.

En physique, en fonction de votre budget, vous pouvez opter pour un lieu :

🔹 Insolite

Un endroit "non conventionnel" fera forcément de la publicité à votre événement.  ⛺️

Imaginez créer un événement aux Machines de l'île à Nantes. Quoi de plus surprenant que de se retrouver au milieu d'une galerie remplie d'animaux robotiques ?

🔹 À proximité de réseaux de transports

Faites en sorte que votre lieu soit facilement accessible pour attirer un maximum de monde.

Voiture, bus, métro, vélo, plus il y a de moyens différents de s'y rendre, plus votre événement recevra de participants.  🚌

🔹 Qui propose un service de traiteur

C'est toujours plus sympa de pouvoir grignoter pendant un événement 😋

Par ailleurs, il vous faudra retranscrire votre événement sur écran !

En ligne, il faudra choisir une plateforme qui correspond le mieux à vos besoins.

Pour ce faire, on vous invite à lire notre article qui traite des différences entre les outils de visioconférences et des plateformes d'événementiel digital : Juste ici 👈

Une plateforme comme Placemeet, qui permet de recréer au mieux une expérience inspirée du monde réel, est idéale. 💻

ÉTABLIR SA CIBLE 🎯

Savoir comment organiser son événement, c'est bien... mais pour qui ?

Vous serez beaucoup plus décisif dans l'acquisition d'une audience, si vous savez auprès de quel type de personne communiquer.

En effet, l'objectif est de rassembler une cible autour d'un événement répondant à leurs envies et leurs attentes.

Pour ça, il va falloir être stratégique mais surtout logique.

La cible n'est pas la même s'il s'agit d'un webinaire, d'un salon étudiant, d'un salon de recrutement professionnel ou encore d'une conférence sur le rôle du biomimétisme dans la transition écologique mondiale 😉

Vous vous en doutez, vous devrez récolter des données sur les potentiels participants.

Si vous disposez d'un site internet, les données vous permettent de cerner les comportements des visiteurs (les pages visitées, le temps de visite, le taux de clics, le click-tracking, …), le contexte de connexion (jour et heure de la visite par exemple).

Ne sous estimez pas ces données car elles seront utiles dans le déploiement de votre communication par la suite.

Arrive ensuite la segmentation de votre audience :

En fonction de votre événement, les critères de segmentation peuvent varier.

Les critères sociodémographiques : sexe, âge, CSP, localisation…

Les critères psychologiques : style de vie, centres d’intérêt…

Les critères comportementaux : attitudes et sentiments à l’égard d'un service, d'un produit voire même d'un sujet...

Ces indicateurs vous aideront à mieux cerner votre audience pour savoir quels outils de communication déployer et ainsi maximiser vos chances d'attirer leur attention ! 🔦

MARQUER LES ESPRITS  👁

L'identité graphique constitue un point non négligeable car c'est l'image que vous renvoyez à vos futurs participants.

Votre logo, vos couleurs, vos typographes, symboles, donneront de la cohérence à votre projet et renforceront sa crédibilité. 💪

Tâchez de trouver un concept visuel attrayant qui saura rester dans la tête des gens.

COMMUNIQUER  📞

Accroître sa visibilité, c'est avant tout communiquer intelligemment. 💡

Il existe plusieurs canaux pour maximiser ses chances d'être visible !

En ligne, utilisez les réseaux sociaux tel que Facebook, Linkedin, Instagram, Twitter pour annoncer votre événement à venir.

Il faudra mettre en place une stratégie social média en concevant une ligne éditoriale :

🌐 Créez un # spécialement pour votre événement et intégrer le à tous vos supports de communication.

🎥 Postez des storys, créez du contenu dynamique pour attirer l'oeil ! Vous pouvez faire du motion design par exemple !

✍️ Rédigez des blogs pour maximiser votre SEO et générez du traffic sur votre site !

✉️ Créez des campagnes d'emailing originales pour convier vos suspects !

📝  Soyez inventif en créant un formulaire d'inscription à l'image de votre événement !

🔁 Si c'est le cas, communiquez au sujet des événements que vous avez déjà réalisés (vidéos, témoignages...)

Pensez également à communiquer sur les réseaux de vos collaborateurs !

En physique, usez des moyens de communications traditionnels :

🎴 Affiches

🔖 Flyers

🎪 Bâches

👂 Bouche à oreille

🗞 Journaux

📻 Radio

📜 Billets de votre événement

Pensez également à argumenter au sujet des avantages de l'événementiel hybride.

En effet, ce type d'événements permet de limiter les déplacements des participants et de leur faire gagner du temps. ⏱

Pour finir, vous savez qu'il y a toujours des participants de dernière minute dans les événements.

Veillez donc communiquer autour de votre événement jusqu'au Jour-J ! 🎙

Alors ? Qu'en pensez vous?

Plutôt simple de rassembler du monde lors de son événement, non ? 😉