Événement hybride : métavers physique et virtuel

Post by
Clément Jossin
Événement hybride : métavers physique et virtuel

L'hybride est devenu un terme à la mode notamment dans le secteur de l'automobile puis dans l'événementiel post-Covid.

Vous vous en doutez, nous ne sommes pas ici pour vous parler de voiture.

Par contre, ça nous botte bien de vous parler de l'hybridation dans le domaine de l'événementiel.

Cet article vous permettra de comprendre l'intérêt que porte cette nouvelle fonctionnalité et comment elle a été pensée par les différents acteurs pour répondre aux besoins des organisateurs. Tout en vous donnant certains conseils.

En route pour un voyage à travers l'immensité des événements 🚀

Événements hybrides ? Quèsaco ?

Une petite définition s'impose. (Oui, il faut bien passer par là !)

L'hybride est une combinaison de deux éléments généralement disparates ou opposés. Si nous reprenons l'exemple des voitures, il s'agit de la combinaison entre un moteur thermique et électrique.

Dans l'événementiel, cela correspond à l'alliage entre le virtuel et le physique. Concrètement, c'est avoir la possibilité de participer à un événement en réel ou chez soi, depuis son canapé, en pyjama.

Que ce soit sur site ou non, vous aurez accès aux mêmes stands, conférences, workshops... Vous pouvez aussi discuter avec l'ensemble des participants.

L'objectif est de réduire à néant la couture entre physique et virtuel.

L'explosion des événements hybrides

1. Avant la crise sanitaire

La belle époque.

Le Covid n'existait pas, les événements physiques battaient leur plein. Les grands rassemblements pour des salons, foires, expositions, forums de recrutement étaient autorisés.

Peu de solutions existaient pour améliorer l'expérience des participants au sein des événements.

2. Pendant la crise sanitaire

La crise a eu un énorme impact sur l'ensemble de la population et sur divers secteurs comme l'événementiel.

Nous avons dû remettre en question notre façon de conceptualiser nos événements et notre façon de travailler.

Après tout, l'événementiel n'avait pas encore su saisir les opportunités du digital. Il était temps.

Il existe aujourd'hui une multitude de plateformes qui proposent des solutions.

Nous pouvons les séparer en deux catégories.

D'un côté, nous avons les outils de visioconférences qui proposent des formats simples, courts et sans personnalisation. Dans un cadre assez formel, ils permettent d'échanger rapidement sans contrainte de distance. Ces outils sont peu adaptés pour de l'événementiel. L'information est descendante et l'engagement est faible.

De l'autre côté du ring, il y a les plateformes événementielles digitales qui elles, tentent de répondre aux problématiques soulevées par les organisateurs. Les enjeux liés au networking, aux interactions, à la communication, aux sponsors, aux exposants... Le but étant de retranscrire virtuellement les événements physiques de la manière la plus fidèle possible.

On a un blog dédié à ce sujet. Allez jeter un oeil à ce match passionnant !

Cette période marque l'explosion des événements virtuels.

3. Après la crise sanitaire

Nous y sommes, c'est l'actualité du jour.

La tendance est à un retour à la normale de façon maitrisée.

Les organisateurs doivent penser leur événement en conséquence et se poser les questions suivantes :

Comment concilier ce retour à la normale avec des jauges de capacité réduites et des conditions d'entrées complexes ?

Virtuel ou physique ?

Et pourquoi pas les deux ?

L'hybridation fait alors son entrée.

Pour répondre aux nouveaux besoins des organisateurs d'événements, et pour garder tous les avantages des évènements virtuels, des plateformes comme Placemeet ont travaillé sur les évènements hybrides.

Cette course à l'hybridation n'est pas seulement une réponse à un contexte sanitaire ou à une mode. Elle répond également à des enjeux d'ordre organisationnel et économique.

C'est un format en forte croissance. Une étude menée auprès de 200 organisateurs d'événements par le réseau social Linkedin, montre que 25% des organisateurs seront intéressés par l'organisation d'événements hybrides dans les 12 mois à venir.

Et vous ?

Pourquoi passer à l'hybride ?

La solution hybride rassemble le meilleur des deux mondes.

Elle permet de retrouver le contact humain que nous chérissons tant tout en respectant les conditions sanitaires exprimées par le gouvernement.

C'est aussi un excellent moyen pour augmenter votre capacité d'accueil. En ayant une offre en présentiel et en distanciel, vous donnez le choix aux participants et éliminez toutes barrières géographiques. Votre audience explosera, vos sponsors seront contents 🚀

Et puis la planète vous remerciera puisque certains invités réduiront leurs déplacements en voiture, train ou avion.

Pour l'aspect économique, en diminuant le nombre d'invités en physique, vous diminuez vos charges variables. Les frais liés à l'hébergement ou transport de vos intervenants disparaissent et vous pourrez inviter plus de monde pour augmenter vos recettes en vendant des stands, sponsoring ou tickets payants.

Choisir une solution hybride, c'est redonner de la liberté aux participants. Cette possibilité est très appréciée et demande peu d'efforts aux organisateurs.

C'est également le moment de créer une communauté autour de votre événement. Grâce aux cartes de visites digitales échangées et les replays, l'événement ne se termine pas à la fin de la journée.

Il continue d'exister dans le temps par du contenu et des rencontres.

Pour quels organisateurs d'événements ?

Tout d'abord, pour ceux qui le souhaitent.

Cela paraît évident mais si vous vous sentez concerné par la solution, il ne faut pas hésiter à contacter un prestataire qui pourra vous aider dans votre organisation.

C'est nouveau, et ça peut faire peur.

On le sait.

Sachez que les solutions événementielles hybrides proposent généralement un accompagnement pour que tout se passe bien.

L'hybridation peut concerner tous les types d'événements, peu importe le sujet. Nous le conseillons souvent pour les salons d'envergure, forums de recrutement ou de networking.

Pour conclure

Tout comme la création d'événements virtuels, les événements hybrides ont un coût.

Cependant, ce format va être très vite rentabilisé.

Attention, il ne faut pas oublier de correctement communiquer pour vos deux cibles (physique et virtuel). En négliger une, vous fera perdre en taux de participation.

Concernant le choix de la plateforme, il faut savoir que ces solutions sont "nouvelles" pour beaucoup. C'est pourquoi nous vous recommandons l'idée suivante :

Prenez le temps d'analyser le marché, de faire des benchmarks.

Bien qu'il puisse être rassurant de fonctionner avec une solution qui a de l'expérience, intéressez vous également aux nouvelles plateformes ! 😉