Le retroplanning : Gérer son temps avec sérénité

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Clément Jossin
Le retroplanning : Gérer son temps avec sérénité

Aujourd'hui, on veut que SÉRÉNITÉ soit le maître mot lors de la création de vos événements !

C'est pourquoi on veut vous parler du rétroplanning.

Mais avant de commencer, vous vous souvenez de la recette magique pour créer facilement son événement ?

Non ?!

C'est pas grave 😌 On vous remet le lien juste ici ! Allez y jeter un oeil 👀

Les bases du rétroplanning événementiel

Le rétroplanning ne doit pas être confondu avec l'aquaplaning. D'une part parce que ça n'a rien à voir et d'autre part parce le rétroplanning, ça se contrôle !

Une fois que vous savez globalement quels éléments prendre en compte pour créer votre événement (lieu, prestataires, ambiance etc...), il est important de gérer son TEMPS pour passer à l'ACTION rapidement.

Pour ce faire, on utilise une méthode particulière mais qui fait sens dans le milieu de l'événementiel : on liste ses tâches en commençant par la fin, c'est à dire par le jour J, la date de l'événement !

De là, on peut imaginer la construction de son projet sans qu'il n'y ait d'incidence sur la date prévue. Car n'oublions pas que celle-ci est généralement immuable !

Rassurez vous, il ne s’agit pas de travailler à l’envers. On établit la viabilité du projet en fonction des tâches que l'on a listées. Et si toutes les tâches ne rentrent pas dans le calendrier, on revoit nos priorités, on ajuste les délais de réalisation.

L'intérêt du rétroplanning

🟦 Éclaircir son esprit pour s'organiser plus facilement

🟦 Voir la faisabilité du projet

🟦 Établir un budget en fonction des tâches (cf. "l'art de mal préparer son budget pour son événement")

Par où commencer ?

  1. Brainstormez !

Il va évidemment falloir définir les actions à mettre en place pour arriver à bon port.

Notez tout ce qui vous passe par la tête, discutez avec votre équipe et ne vous précipitez surtout pas. Vous pouvez prendre quelques jours pour réfléchir. 💭

  1. Estimez !

Une fois que vous savez quoi faire, estimez la durée des actions (en jours ou semaines)

  1. Répartissez vous les tâches !

Il est fort probable que des actions se chevauchent entres elles. Dans ce cas, il est préférable de constituer des équipes pour avancer de manière efficace et organisée.

  1. Classifiez les tâches !

Faites attention, certaines tâches seront sûrement interdépendantes les unes entres elles.

Et oui, tout comme on ne vend pas la peau de l'ours avant de l'avoir tué, on ne peut pas entamer de communication si on n'a pas de charte graphique bien définie ! 😅

Maintenant que vous avez vos tâches, vous pouvez commencer à les organiser sur votre calendrier.

Exemple de rétroplanning

Nous sommes le 6 Septembre 2021.

Je souhaite organiser un salon virtuel de l'étudiant le 16 octobre 2021.

6 semaines avant le jour J !

J'ai pour volonté :

✔️ D'utiliser une solution d'événementiel digital comme Placemeet

✔️ De faire appel à des écoles (exposants)

✔️ De convier les étudiants du bassin rennais en communiquant autour de l'événement (e-mailing, réseaux sociaux, etc..)

✔️ De faire en sorte que l'événement soit gratuit au public mais payant pour les exposants

✔️ De trouver des sponsors pour financer l'événement

✔️ De créer une identité visuelle autour de mon événement en passant par un prestataire

Maintenant que j'ai mes tâches, comment m'y prendre pour que tout se coordonne parfaitement avant le jour J ?

Nous sommes une équipe de 6.

Les missions seront divisées pour avancer efficacement :

🟪 2 personnes se chargent de communiquer avec la plateforme, d'expliquer le projet à l'équipe, de voir le devis et également d'effectuer des tests avec les exposants avant l'événement.

🟥 2 personnes contactent les exposants et les sponsors.

🟩 2 personne se chargent de trouver un prestataire qui pourra réaliser une identité visuelle pour l'événement & par la suite mener des actions de communication.

Dans un premier temps, j'aimerais que mon événements soit finalisé 1 semaine avant le JOUR-J afin d'être paré à toutes éventualités.

Je veux pouvoir faire des tests avec les exposants (caméra, micro, prise en main de la plateforme...) pour être sûr que tout se déroule correctement le jour J.

(Placemeet dispose d'un support réactif qui vous aide aussi pendant votre événement.

Vous pouvez ainsi être en toute tranquillité malgré les surprises de dernières minutes...🆘)

Je sais que la communication est très importante et qu'une bonne campagne se réalise sur plusieurs semaines.

Il faut, avant tout de chose, avoir démarché les exposants et également avoir créé son identité visuelle pour promouvoir l'événement.

Cependant on peut déjà établir que les actions de communication se feront sur 4 semaines avant le jour J pour attirer un maximum de participants.

Mais qui dit communication, dit forcément création !

Il faut construire une charte graphique, un univers visuel. Les 2 premières semaines seront dédiées, en autre, à trouver un prestataire, qui pourra nous réaliser un logo, une bannière, une vidéo et pourquoi pas des affiches.

Sans exposants, pas d'événement !  Contacter les écoles et universités est une priorité. C'est l'une des premières missions à réaliser.

La recherche des exposants ainsi que des sponsors peut prendre du temps. Il faut commencer tôt pour pouvoir les intégrer à la communication (sur les affiches, ou les bannières des réseaux sociaux). Il faudra donc 2 semaines pour cette mission.

Enfin, il faut trouver une plateforme d'événement virtuel (cc Placemeet) pour accueillir tout ce beau monde. Le benchmark prend en moyenne 1 semaine.

Enfin, il faut trouver une plateforme d'événement virtuel (cc Placemeet) pour accueillir tout ce beau monde. Le benchmark prend en moyenne 1 semaine.

Quelques outils pour vous aider

Voici quelques outils qui pourraient vous aider pour réaliser un rétroplanning efficace :

◼️ Le diagramme de GANTT

◼️ Le diagramme de PERT

◼️ Le logiciel EXCEL (et oui, encore lui !)

◼️ ASANA, un gestionnaire de communication d'équipe.

Il en existe sûrement d'autres et vous pouvez également créer votre propre calendrier de rétroplanning !

Cela permet de facilement vous rendre compte du temps consacré à certaines tâches, prendre du recul et ajuster les délais selon la fourchette de temps dont vous disposer.

L'idée c'est que vous passiez à l'action, sans avoir la tête dans le guidon 😉