La recette magique pour organiser facilement un événement de A-Z !

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Rupert Le Saux
La recette magique pour organiser facilement un événement de A-Z !

Organiser un événement ne devrait pas s'apparenter à un parcours du combattant.

Fort de notre expérience, l'équipe Placemeet a développé un processus simple pour vous aider.

Voici notre recette pour un événement numérique réussi.

(Et pour ceux qui ont horreur de cuisiner, Placemeet peut cuisiner pour vous grâce à son réseau d'organisateurs d'événements 😉)

Temps de préparation : 5h

Pour combien de personne : ∞

Ingrédient n° 1 : L'outil (Une bonne poignée)

Pas de bons plats sans outils adaptés !

Dans un premier temps, il faut trouver la plateforme idéale.

De nombreuses entreprises proposent d'organiser des événements numériques. Faire un benchmark peut être long et fastidieux. Il est cependant obligatoire de le faire pour choisir la plateforme adaptée à vos besoins en fonction du type d'événement.

L'organisation de petits événements, jusqu'à 20 personnes, demande peu de préparation en amont et de fonctionnalités.

Un outil de visioconférence (comme Zoom ou Teams) est souvent suffisamment efficace dans ce contexte.

Pour les plus grands événements, avec des centaines voire des milliers de personnes, il vous faut une solution digitale événementielle.

Vous vous en doutez, on va prêcher notre propre paroisse 😎

Placemeet est la solution professionnelle tout-en-un pour des événements immersifs.

✅ Système modulaire de salles

✅ Multiples visioconférences en simultané

✅ Billets d'entrée

✅ Branding et sponsors

✅ Networking

Voilà, c'est terminé pour le moment pub.

Vous avez choisi votre plateforme ?

Super ! Passons au vif du sujet !

Ingrédient n°2 : Le programme (un bol)

Définissez l'objectif de votre événement.

Est-ce que c'est pour générer des leads ? Pour la notoriété de votre marque ? Pour recruter ?

Votre événement doit avoir un nom qui reste en tête.

Un nom qui claque.

Adieu les noms à rallonge.

Adieu les termes techniques.

Soyez simple.

Less is more comme disent nos voisins outre-Atlantique.

Fixez une date avec une heure de début et de fin.

Attention : si votre événement rayonne sur la scène internationale (félicitations !), prenez en compte les fuseaux horaires des participants.

Parce que non, Pierre du Canada ne va pas se lever à 3h du matin pour vous. Même pour vos beaux yeux. Désolé.

Ingrédient n°3 : La planification (Un litre)

Une fois les contours de votre événement dessinés, vous pouvez vous atteler à la planification.

Créez une page d'inscription attractive pour maximiser le nombre de participants.

Pour cela, ajoutez :

✅ Des visuels (une bannière et un logo)

✅ Une description

✅ Un programme

✅ Un contact (email ou téléphone ou les deux !)

Invitez par la suite vos intervenants ou conférenciers.

Prenez grand soin de leur sélection. De mauvais orateurs peuvent ruiner votre événement.

Formez-les à la plateforme en leur proposant de découvrir l'outil avant le jour J.

N'oubliez pas de faire les tests de routine avec eux pour éviter tous tracas de dernières minutes.

Est-ce que la caméra fonctionne ? Et le micro ? 🎤 (L'équipe Placemeet s'occupe de toute cette partie !)

Faites la même chose avec vos sponsors et exposants.

Offrez leur la possibilité de créer eux-mêmes leur stand.

S'ils n'ont pas le temps de le faire ou que la plateforme ne propose pas cette fonctionnalité, demandez leur de vous envoyer les différentes ressources qu'ils aimeraient voir apparaître le jour de l'événement.

Ingrédient n° 4 : La communication (Un kilogramme)

Vous pouvez maintenant faire la promotion de votre événement.

En fonction de la taille de celui-ci, prévoyez suffisamment de temps pour prévenir les participants afin qu'ils réservent la date dans leur calendrier.

Nous considérons qu'il faut communiquer 2 mois avant pour les plus grands événements.

3 semaines avant pour les plus petits.

Avant d'envoyer les invitations par e-mails, pensez à les tester.

Une petite coquille peut vite harrrivez.

Il est conseillé de relancer 2 fois les personnes ayant pris un billet :  24h avant et 1h avant le début de l'événement.

Une piqure de rappel ne fait jamais de mal 😉

Ingrédient n° 5 : La construction (une gousse)

Il faut maintenant préparer la plateforme.

Avec Placemeet, vous pouvez créer votre événement virtuel ou hybride sur-mesure.

Notre solution s'apparente beaucoup aux LEGOs. Chaque brique est une salle avec un comportement et un objectif différents.

Vous pouvez ajouter une salle d'atelier, de conférence, une table ronde, des stands... Les participants pourront se déplacer de salle en salle en toute autonomie comme dans un événement réel.

N'oubliez pas d'ajouter une description et des visuels aux salles pour que votre événement soit attractif et simple d'utilisation.

Le networking est souvent une priorité. Placemeet ne déroge pas à la règle.

Vous pouvez créer une salle pour le speed-meeting, une cafétaria...

Tout est fait pour que les rencontres se fassent naturellement.

(Pensez à utiliser notre fonctionnalité carte de visite pour garder le contact !)

Ingrédient n°6 : La formation (Une grande cuillère)

Préparez ensuite votre équipe en organisant avec vos intervenants des sessions pour réaliser des tests de connectivité.

Certaines entreprises, notamment Placemeet, proposent un accompagnement tout au long de l'organisation de votre événement.

En parallèle, nous fournissons des conseils forts de notre expérience dans le domaine.

N'hésitez pas à demander de l'aide et à préparer avec votre interlocuteur les différentes réunions nécessaires à la bonne réalisation de votre événement.

Si votre plateforme ne propose pas de supports dédiés, pensez à préparer une petite équipe commando qui se chargera des problèmes techniques bénins.

Dans 90% des cas, les problèmes sont au niveau du micro ou de la webcam.

Bonne nouvelle, ce sont aussi les plus simples à régler !

Au fourneau

C'est bon l'ensemble des ingrédients ont été réunis.

Tout est au four. Il n'est plus possible de revenir en arrière mais rien n'empêche de surveiller la cuisson ! En effet, le jour de l'événement, votre équipe support sera là pour régler la température pour que tout se passe au mieux.

Placemeet propose un support à l'intérieur de votre événement pour s'assurer que tout va bien.

C'est l'heure de goûter

Alors ? C'est bon ? Sans nul doute !

N'hésitez pas à goûter rapidement avant que ça ne refroidisse.

Pour cela, préparez l'après événement en recueillant l'ensemble des indicateurs de suivi et les statistiques.

Mettez en place des formulaires ou des enquêtes de satisfaction pour comprendre ce qui s'est bien ou moins bien passé. Ces feedbacks sont très importants pour rester dans une logique d'amélioration continue.

Tentez de tout chiffrer pour récupérer un maximum de données.

Placemeet vous offre, par exemple, la possibilité d'avoir des retours sur le taux de participation, le temps de connexion sur la plateforme, le nombre de cartes de visite échangées ou des données plus macros sur le nombre total de participants à un instant t.

Nous vous souhaitons un très bon appétit mais surtout un très bon événement.

Si jamais vous souhaitez que Placemeet cuisine pour vous ou qu'on fasse partie intégrante de la recette n'hésitez pas à nous contacter.