L'art de mal préparer son budget pour son événement

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Rupert Le Saux
L'art de mal préparer son budget pour son événement

L'organisation d'un événement est source de satisfaction et d'excitation mais aussi de stress si les processus ne sont pas rodés.

L'élaboration du budget est souvent la cause principale des difficultés rencontrées par nos clients.

Pour éviter les mauvaises surprises, nous vous avons créé LA checklist pour construire un mauvais budget événementiel 👇

Ne surtout pas penser aux dépenses suivantes :

🟦  Lieu

Ça peut paraître logique mais il est normal de l'indiquer.

Si vous organisez un événement physique, vous devrez nécessairement trouver un lieu pour accueillir votre public. Son choix est très important car il constitue la mémoire de l'événement mais également car il compose une grande partie des dépenses.

La logique est la même pour un événement virtuel. Vous rechercherez une solution digitale événementielle pour accueillir les participants. Les prix, eux, sont généralement bien plus bas.

🟦 Musique

L'ambiance de votre événement est facteur clé de succès. L'expérience doit être irréprochable.

Si vous souhaitez inviter des musiciens, il faudra verser un cachet.

Si vous diffusez du son, n'oubliez pas que les frais SACEM vous seront redevables.

🟦 Staff

Il ne faut pas se leurrer, vous n'aurez pas que des bénévoles. Il faut penser à recruter une équipe à l'accueil, la sécurité, les personnes chargées de la billetterie...

🟦 La restauration

🟦 Les imprévus

Ce poste de dépense peu paraître anodin pourtant il est parfois crucial. Dans l'événementiel rien ne se passe jamais comme prévu. Prévoyez une marge d'erreur dans votre trésorerie.

🟦 Déplacement / Hébergement

L'invitation de conférenciers ou d'intervenants implique de payer les transports jusqu'à l'événement et de les héberger. Des frais de transports et d'hôtellerie sont donc à prendre en compte.

🟦 Animation

🟦 Activités

🟦 Matériel

🟦 Marketing et communication

C'est grâce à la promotion de votre événement que vous allez attirer du monde et donc engendrer des recettes. Il ne faut pas le négliger mais également ne pas en abuser. N'hésitez pas également à le surestimer.

🟦 Logistique

Régie (son et lumière)

Aménagement du site

Audiovisuel (rétroprojecteur, câbles...)

🟦 Administratif

Sécurité

Assurance

🟦 Entretien / Support

Le poste entretien concerne uniquement les événements physiques car Il tient compte du service de ménage qui vous sera facturé.

Pour les événements virtuels, une dépense au niveau du support pourra éventuellement avoir lieu.

Ne surtout pas penser aux recettes potentielles :

🟦 Billetterie

La billetterie sera votre première source de revenus si votre événement est payant. Le prix dépendra du nombre de participants que vous souhaitez inviter et du coût total de vos dépenses.

Ce prix sera fixé uniquement après que les charges auront été définies.

Si votre événement est gratuit, ne vous en faites pas ! Il y a bien sûr d'autres postes pour engendrer des recettes.

🟦 Subvention ou Mécénat

En fonction de votre événement, des subventions peuvent être accordées par la ville, le département ou la région. Renseignez-vous par exemple sur le site "https://subventions.fr" qui liste les différentes aides en fonction de votre organisation.

🟦 Sponsors

Le sponsoring est un bon moyen d’obtenir de l’aide, notamment si votre événement est gratuit au public.

En effet, les sponsors vous apportent un soutien financier et/ou matériel en échange de visibilité dans votre événement.

🟦 Emplacement exposant

Ce poste peut également constituer une bonne part de vos recettes. Faites payer l'emplacement aux différents exposants.

🟦 Produits dérivés

Si votre événement possède sa propre image de marque, vous pouvez facilement vendre des produits tels que des mugs, des tee-shirts ou autres accessoires.

C'est un moyen efficace pour faire face aux dépenses inattendues et compenser ainsi des pertes.

Ne surtout pas demander aux personnes suivantes de participer à votre événement :

🟦 Bénévoles

Les bénévoles constituent une aide non négligeable, reposant sur la base du volontariat.

Selon un rapport de l'INJEP, en 2017 on dénombre plus de 30 millions de participations bénévoles avec une augmentation de 4,5% par an en moyenne. La majorité des événements sont d'ailleurs possibles grâce à eux.

🟦 Influenceurs

Les influenceurs, par définition tautologique, influencent les gens autour d'eux.

Ils ont donc du réseau et un fort pouvoir de persuasion.

Ils seront d'une grande aide pour acquérir de nombreux clients.

Ne surtout pas réutiliser les budgets événementiels des années précédentes :

Il peut s'agir des recettes dégagées par l'événement passé ou simplement récupérer le plan prévisionnel qui a été construit pour l'événement de l'année dernière.

Il n'y a pas d'historique si vous partez de rien. Dans ce cas, un benchmark très précis sera fortement conseillé.

N'hésitez pas à demander le soutien de votre équipe pour ce travail. D'ailleurs beaucoup de données et de chiffres sont accessibles pour estimer votre tout premier budget.

Les premières fois ne sont jamais simples mais on se souvient de ce qui n'a pas fonctionné pour la suite ! 😉

Ne surtout pas demander des devis aux prestataires potentiels

Le benchmark est une étape très importante pour bien choisir avec qui vous allez travailler. Vous devez trouver la prestation avec le meilleur qualité/prix.

Prenez donc votre temps et allez voir le plus de monde possible.

Ne surtout pas passer par un support de calcul type Excel

Lorsqu'on parle de budget prévisionnel, on sous-entend forcément chiffres et calculs.

Impossible d'y échapper !

Si vous n'êtes pas à l'aise dans ce domaine, il existe aujourd'hui de nombreux outils pour pallier à ce problème.

Vous pouvez par exemple utiliser des templates Excel.

Nul besoin d'être un expert.

Il suffit de remplacer les données par les vôtres.

Si ce genre de solution vous fait peur, établissez-le à la main ou sur un autre support.

Sinon, vous pouvez utiliser l'outil pifomètre mais qui reste très approximatif 😉

Ne négocier aucun délai fournisseur

Les délais fournisseurs ne changeront pas votre budget mais ils permettront de gérer au mieux votre trésorerie.

Négociez entre 30 et 60 jours pour payer les prestations. Cela vous évitera qu'ils réclament le paiement tout de suite alors que vous n'avez toujours pas l'argent.

Pour conclure

Cette check-list n'est bien sûr pas exhaustive et dépend du type d'événements que vous voulez faire.

Les événement physiques coûtent relativement plus chers et sont beaucoup plus difficiles à organiser par rapport aux événements virtuels.

Avec la transformation digitale des entreprises et le contexte dans lequel on vit, beaucoup de solutions événementielles digitales destinées au monde professionnel ont vu le jour. Elles ont très bien su s'adapter et proposent aujourd'hui des formats au plus proche de la réalité. C'est en tout cas une des propositions de valeurs de Placemeet qui s'engage à faire prospérer les interaction sociales et professionnelles à travers son outil.

Vous avez encore du mal à faire la transition car vous n'avez pas la conviction que le virtuel peut solutionner les problèmes liés au physique ?

Passez alors par l'hybridation des événements.

Vous pourrez ainsi voir en douceur les fonctionnalités du virtuel tout en restant en présentiel.