Visioconférence VS Solution d'événementiel digital : Une finale virtuose

Post by
Rupert Le Saux
Visioconférence VS Solution d'événementiel digital  : Une finale virtuose

Les entreprises qui réalisent des événements virtuels ou hybrides doivent constamment procéder à des benchmarks pour trouver la solution qui répondra au mieux à leurs besoins.

Faut-il utiliser un outil de visio-conférence ? Les solutions événementielles sont-elles plus adaptées ? Quelles sont les différences ?

👇 tableau récapitulatif à la fin de l'article 👇

Produit

Dans un premier temps, il nous paraît important de définir succinctement ce qui différencie un outil de visioconférence d'une solution d'événementiel digital.

Les outils de visioconférences sont des services destinés à mettre en lien des personnes dans le cadre d'une réunion, à titre professionnelle, personnelle ou autres.

Ils offrent peu de liberté une fois connecté puisqu'un lien mène forcément à une seule visioconférence.

Il n'y a pas de déplacements possibles entre des salles et la capacité d'accueil est plutôt faible.

En moyenne, ces réunions vont tourner autour de 10 à 15 personnes. Au delà de 25 personnes, sur ce genre d'outil, les échanges deviennent très compliqués, les interactions et l'engagement des participants diminuent nettement...

A l'inverse les solutions d'événementiel digitale sont des services consacrés à la construction d'événements sur-mesure à destination de professionnels.

Ces plateformes possèdent des fonctionnalités supplémentaires adaptées pour l'occasion.

Elles ont pour objectifs de répondre aux problématiques connues dans l'événementiel comme le networking, les interactions, l'engagement des participants...

Ces plateformes offrent en général la possibilité de se balader librement. Vous pouvez ainsi passer d'une conférence à une autre en un clic et échanger avec les personnes que vous souhaitez. Ce libre arbitre et ces déplacements autonomes permettent de se sentir à l'aise dans l'événement et renforce l'immersion.

Avec une capacité quasi-illimitée, les plateformes comme Placemeet permettent de répondre à une forte demande. Si le nombre de participants est faible (moins de 25 personnes), il est préférable de passer par un simple outil de visioconférence car les coûts sont moins élevés.

Personnalisation

L'ergonomie et le design des outils de visioconférence sont très simples, ce qui permet à un nouvel utilisateur de le prendre très vite en main. On y retrouve les fonctionnalités nécessaires à la visioconférence : Le micro, la caméra, le partage d'écran et un chat commun.

En ne proposant pas de visioconférence simultanée, l'événement n'est pas immersif et peut très rapidement devenir monotone.

Si vous souhaitez diviser votre audience en sous groupes, il faudra nécessairement donner de nouveaux liens à chacun. Attentions aux erreurs de lien qui arrivent plus souvent qu'on ne le pense...

Aucune personnalisation n'est proposée. Il n'est donc pas possible de mettre correctement en avant vos sponsors ou d'habiller votre événement aux couleurs de votre charte graphique.

Si la personnalisation est aussi peu présente, c'est parce que ces outils de visioconférences ne sont pas destinés à la création d'événements.

En revanche les plateformes d'événementiel digital comme Placemeet ont développé des formats permettant de répondre aux problématiques soulevées par les organisateurs d'événements.

Ces outils proposent une interface attractive, immersive et personnalisable.

L'événement se passe sur un seul et même onglet et les visioconférences se déroulent en simultané dans des salles différentes. Les participants peuvent se déplacer pour passer d'une conférence à une autre en un clic.

Les exposants ont leur propre salle et les sponsors peuvent véritablement être mis en avant.

Ces solutions permettent de construire des événements tels que des salons, des forums de recrutement, des séminaires, des congrès... Ces plateformes étant très flexibles, elles s'adaptent facilement pour répondre à toutes vos demandes afin de créer un événement à votre goût.

Avec un design amusant et captivant, vous incitez naturellement les participants à rester sur votre lieu. La construction modulaire de votre événement permet de gagner beaucoup de temps et d'améliorer l'expérience utilisateur.

Fonctionnalités

🟦 Networking

La dimension networking au sein des événements n'est pas nouvelle mais primordiale.

Les plateformes d'événementiel digital ont mis l'accent sur ce besoin notamment grâce à des systèmes de matchmaking et d'échange de carte de visite intégrés à la plateforme.

A l'inverse, il est compliqué de créer et de garder du lien avec les simples outils de visioconférence. L'information est descendante et les interactions sont fortement diminuées.

Dans le contexte d'un salon professionnel où le réseautage est important, il faut savoir avec précision ce que la plateforme propose sur ce domaine. Il peut s'agir de la carte de visite, de la possibilité de créer des salles réservées à un certain type de participant (salles VIP) ou encore la capacité de conférer des droits à l'administrateur d'une salle.

🟦 Interactions

Les échanges et les interactions sont des dimensions essentielles pour les événements virtuels.

En proposant plusieurs salles à thématiques différentes dans un même lieu, les participants savent avec qui discuter.

Les conversations sont beaucoup plus dynamiques car les salles à thème regroupent les participants selon leurs envies. Ils décident de leur parcours. Les échanges sont plus fluides, plus vivants et plus intenses. Dans ce contexte le chat n'est plus le moyen principal pour communiquer contrairement aux outils de visioconférences. Il devient un outil secondaire pour échanger des fichiers ou répondre à des sondages.

Cet aspect renforce l'implication active des participants. L'amélioration des interaction joue un rôle essentiel sur le ressenti global de l'événement.

Cela donnera envie de revenir sur la plateforme pour faire de nouvelles rencontres.

Accompagnement

L'organisation d'événement est compliqué et stressant. C'est pourquoi, de nombreuses plateformes proposent d'accompagner les organisateurs.

Ce service est différent selon les plateformes utilisées, et il est parfois inexistant. Il vous faudra donc faire des choix selon vos besoins.

Il n’y a pas vraiment d’accompagnement sur les outils de visioconférences. Seul un robot ou des messages automatiques vous guideront pour découvrir les fonctionnalités. Il existe également des FAQ pour trouver certaines réponses à vos questions.

Mieux vaut être autonome dans ce cas !

En revanche, au vu de la pluralité des fonctionnalités présentes sur les plateformes d’événements digitaux, il est important d’être accompagné pour gérer au mieux son évènement en amont :

       ➡️ Aide à la création des différentes salles

       ➡️ Conseils sur les fonctionnalités à mettre en place selon la salle

       ➡️ Personnalisation de l’évènement (logo, bannières, description, sponsors…)

Une équipe se charge de vous apprendre à manipuler la plateforme et vous conseille. Elle sera présente :

       ➡️  Avant (une équipe se charge de vous conseiller et de créer l'événement à vos côtés)

       ➡️ Pendant (une équipe est disposée dans une salle pour aider et guider les participants)

       ➡️ Après (feedback des différentes journées, données statistiques, axes d'amélioration...)

Support

Le support est un complément indispensable à l'accompagnement.

Généralement lorsque vous avez un problème, avec un outil de visioconférence, vous aurez la possibilité de contacter un support en laissant un ticket ou en contactant le numéro attribué. Cela peut prendre du temps et vous mettre dans l'embarras si le temps presse.

Le support des plateformes d'évènements digitaux apporte un suivi en direct, avec une équipe qui saura vous aider.

Placemeet propose par exemple ce service : A la demande du client, une équipe est avec vous sur l'événement pour prendre en charge tous problèmes techniques. On vous rassure, la majorité des problèmes sont liés aux micros / webcams et se résolvent en moins de 5 minutes !

Tarification

Lors de la création de votre événement vous serez sûrement amené à prévoir un budget.

Si vous avez besoin de conseil pour sa préparation, vous pouvez consulter un de nos derniers articles qui recense les bonnes pratiques pour mal préparer son budget. 😉

Les plateformes d'événementiel digital proposent des tarifs variés.

Cela va en général de l'offre starter à l'offre premium ou entreprise.

L'offre starter est la moins chère mais c'est celle qui propose le moins de fonctionnalité. L'offre entreprise vous permettra d'accéder à de nombreuses options ainsi qu'à un accompagnement avant, pendant et après votre événement.

Il est nécessaire de demander des devis aux différentes plateformes ou outils qui répondent à vos critères.

Les outils de visioconférences sont très peu cher voire gratuits. C'est une très bonne nouvelle surtout quand vous savez qu'on ne vous a pas donné carte blanche dans la construction de votre budget.

Vous vous en doutez, ces outils ne sont pas adaptés pour faire des événements si vous souhaitez accueillir plus de 25 personnes.

Finalement c'est simple, pour conclure :

Les outils de visioconférences peuvent être utiles lors de rencontres en petit comité.

À l'inverse, pour l'organisation de moyens et grands événements, les participants s'attendent à ce que la plateforme soit conviviale, immersive et propose du networking.

Faire un événement avec un outil de visioconférence c'est comme manger sa soupe avec une fourchette : possible mais inadapté (et les gens vous regarderont bizarrement 😅)